Facturatiesoftware voor ICT-bedrijven: van ticket tot factuur in één keten

Zoek je facturatiesoftware voor je ICT-bedrijf, dan wil je vooral sneller en vollediger factureren. Daarvoor is een gewoon boekhoudpakket niet genoeg: dat maakt alleen de factuur. Wat je nodig hebt, is software waarin de hele keten aan elkaar hangt: ticket, abonnementen, uren, materialen, contract en factuur. Alles wat je registreert, komt dan vanzelf op de factuur, zonder overtypen of exports.

Bij veel ICT-bedrijven gaat het begin van de maand zo. De facturen moeten de deur uit, dus je zoekt uren bij elkaar uit het ticketsysteem, checkt in een Excel-lijst welke licenties erbij zijn gekomen en vraagt een monteur welke switch hij vorige week heeft geplaatst. Een paar dagen later gaan de facturen eruit, en je weet niet zeker of alles erop staat.

Wie dat herkent, gaat vaak op zoek naar een beter factuurprogramma. Toch ligt het probleem zelden bij het factuurprogramma zelf. Het zit in de stappen ervoor. In dit artikel lees je waar het in de keten misgaat, hoe een ticket automatisch een factuurregel wordt en wat dat je oplevert.

Hoe de facturatieketen er bij de meeste ICT-bedrijven uitziet

Bij de meeste ICT-bedrijven staat de informatie voor een factuur op vier of vijf plekken. Tickets en uren in het ticketsysteem. Contracten in een map of in de mailbox. Abonnementen en licenties in een Excel-lijst of in het portaal van de leverancier. Materialen op een pakbon of in het hoofd van de monteur. En de factuur zelf in het boekhoudpakket.

Wie factureert, is vooral bezig met verzamelen. Gegevens kopiëren, exporteren, importeren en controleren of het klopt met wat er in het contract staat. Simon Doorn van Digi-Process runt zelf ook een ICT-bedrijf en kent dit maandelijkse ritueel goed (vanuit het verleden). Het kost niet alleen tijd, het is ook het moment waarop dingen tussen wal en schip vallen.

Vier plekken waar omzet verdwijnt voordat hij op de factuur staat

1. Uren die nergens aan hangen. Een klant belt, je lost het even op afstand op en vergeet het te registreren. Of de uren staan wel in het ticketsysteem, maar komen nooit in de factuurlijst terecht.
2. Abonnementen en licenties. Een klant krijgt er drie Microsoft 365-gebruikers bij. Die zet je direct aan, maar in de lijst waarmee je factureert staan ze pas weken later, of helemaal niet. Hetzelfde geldt voor prijsverhogingen van leveranciers die je niet doorberekent.
3. Materialen. De monteur plaatst een extra accesspoint of een kabel en maakt geen bon. Die kosten heb jij wel gemaakt, maar de klant ziet ze nooit terug.
4. Het contract. Wat valt binnen het servicecontract en wat is meerwerk? Als dat niet bij het ticket bekend is, factureer je soms te veel en vaker te weinig. En de jaarlijkse indexatie vergeet je makkelijk.

Elk los punt lijkt klein. Bij elkaar opgeteld gaat het elke maand om uren en licenties die je wel levert, maar niet factureert.

Van ticket naar factuurregel: zo gaat dat automatisch

Het uitgangspunt is simpel: alles wat je registreert, moet zonder extra handeling op de factuur kunnen komen. Dat lukt alleen als ticket, uren, abonnementen, materialen en contract in één systeem aan dezelfde klant hangen.

In de praktijk werkt het zo:

• Een medewerker schrijft zijn uren direct op het ticket via tijdregistratie. Het ticketsysteem weet bij welke klant en welk contract het hoort.
• Het systeem kijkt of het werk binnen het contract valt. Zo ja, dan komt het niet op de factuur. Zo nee, dan wordt het een factuurregel met het juiste tarief.
• Materialen die je op het ticket boekt, gaan mee als aparte regel.
• Abonnementen en licenties uit abonnementenbeheer komen elke periode vanzelf mee, met de actuele aantallen.

Automatisch betekent niet blind. Voordat een factuur de deur uitgaat, zie je een overzicht van alle regels per klant. Je kunt een regel aanpassen, weghalen of een toelichting toevoegen. Jij houdt de controle, alleen het verzamelwerk is weg.

Wat het scheelt in tijd en in discussies met klanten

De grootste winst is dat je volledig factureert. Licenties die erbij komen, materialen die geplaatst zijn en meerwerk buiten het contract staan op de factuur, omdat ze al geregistreerd waren. Je hoeft er zelf niet meer aan te denken.

Daarnaast geeft het rust in je hoofd. Nu bestaat het begin van de maand uit verzamelen, overtypen en nalopen, met steeds de vraag of je niets bent vergeten. Staat alles al in het systeem, dan controleer je alleen nog het overzicht en verstuur je de facturen.

En je hebt minder discussie. Elke factuurregel is terug te leiden naar een ticket, met datum, medewerker en omschrijving. Vraagt een klant waar een uur vandaan komt, dan laat je het ticket zien. Dat voelt voor de klant eerlijker en scheelt jou heen-en-weer mailen.

Snellere facturatie begint vóór de factuur

Factureer je elke maand te laat of te laag, dan helpt een ander factuurprogramma weinig. De winst zit in de keten ervoor: ticket, uren, abonnementen, materialen en contract op één plek, gekoppeld aan de klant. Dan wordt alles wat je registreert vanzelf een factuurregel, en controleer je alleen nog voordat je verstuurt.

Wil je eerst zien hoe uren op een ticket worden vastgelegd? Kijk dan bij tijdregistratie.

Benieuwd wat dit voor jouw bedrijf scheelt? Vraag een demo aan. We komen graag bij je langs om jouw situatie te bespreken, en daarna iets van onze software te laten zien.